Подготовка к автоматизации на базе 1С начинается задолго до установки программы. Если бухгалтерский учёт ведётся с ошибками, сотрудники работают вручную, а документы хранятся в папках — система только закрепит хаос. Чтобы избежать этого, нужно заранее навести порядок в данных, проверить ключевые процессы и убедиться, что команда готова к изменениям.
Почему подготовка важна
Ведение учета — не просто внутренняя обязанность компании, а ключевой фактор успешного внедрения платформы 1С Предприятие. Если на этапе подготовки игнорировать ошибки, запущенная система будет тиражировать их на тысячи операций. Это обернётся искаженными отчётами, затратами на доработки, потерей времени.
Любая автоматизация строится на том, что уже есть: учетная система, процессы, документы учета, подходы к бухучету. Невозможно автоматизировать хаос. Подготовка позволяет выявить узкие места, заранее устранить критичные расхождения.
Подготовка нормативной базы
Первое, с чего начинается экспресс проверка готовности — это учетная политика. Она должна быть актуальной, отражать специфику бизнеса, соответствовать требованиям законодательства.
Проверьте:
- Все ли разделы утверждены?
- Обновлялась ли учетная политика после изменений в налоговом законодательстве?
- Есть ли стандартные отчеты, которые формируются на её основе?
Также важно наличие внутренних инструкций по документообороту, включая регламенты согласования, архивирования и хранения. Отсутствие этих документов усложнит перевод процессов в 1С.
Аудит бизнес-процессов
Без чёткого описания процессов невозможно оценить, где нужна автоматизация. Это шаг, который бизнес часто пропускает. Как итог — внедрение превращается в набор хаотичных задач.
Что сделать:
- Отобразите текущие процессы в виде схем или таблиц.
- Укажите участников, сроки, входы и выходы каждого этапа.
- Обозначьте места, где возникает дублирование, задержки, ручной ввод.
Такой анализ учета позволяет не только подготовить инфраструктуру, но и осознанно выбрать подходящую конфигурацию 1С:Бухгалтерия или иное решение.
Проверка качества данных
Если в справочниках ошибки — система будет их повторять. Перед внедрением проведите проверку данных и очистку:
- Объедините дубли в справочниках контрагентов, номенклатуры, сотрудников.
- Проверьте реквизиты: ИНН, КПП, адреса, статусы.
- Убедитесь, что остатки корректны, особенно по расчетам с контрагентами.
Особое внимание — проверка проводок, проверка остатков, проверка расчетов и проверка регистров. Это влияет на отчетность налоговую, запуск новых алгоритмов.
Техническая инфраструктура
Даже идеальный учёт не заработает без техники. Проверьте, соответствует ли оборудование минимальным требованиям 1С:
- Достаточно ли ресурсов серверов и рабочих мест?
- Установлены ли поддерживаемые версии ОС и СУБД?
- Есть ли лицензии 1С:Предприятие 8?
Поддерживаете ли вы резервное копирование? Как обеспечивается защита от сбоев? Эти аспекты — часть невидимой, но критичной системы учета.
Подготовка персонала
Внедрение не делает систему рабочей — её делают рабочей люди. Если сотрудники не обучены, даже лучший функционал будет блокироваться человеческим фактором.
Проверьте:
- Кто будет работать в системе? Какой у них опыт?
- Запланировано ли обучение по новым разделам?
- Назначены ли ответственные за ключевые участки?
Даже простая проверка отчетов после тестовой работы выявит пробелы и поможет составить план корректировки. Учетная информация будет искажена, если пользователи не понимают, как и зачем её вносить.
Финансовое планирование
Автоматизация требует вложений. Часто бизнес фокусируется только на цене внедрения. Но есть и другие расходы:
- Подготовка данных,
- Обучение персонала,
- Доработки по итогу тестов,
- Поддержка после запуска.
Составьте смету, включая прямые и скрытые затраты. Спланируйте возврат инвестиций через снижение трудозатрат, ошибок, ускорение процессов.
Финальный чек-лист
| Элемент | Проверить | Статус |
| Учётная политика | Соответствует актуальности | ⬜ |
| Внутренние регламенты | Утверждены и применяются | ⬜ |
| Справочники | Очищены от дублей | ⬜ |
| Остатки и проводки | Проверены и корректны | ⬜ |
| Техническая инфраструктура | Готова к работе с 1С | ⬜ |
| Команда | Определена и обучена | ⬜ |
| Бюджет | Согласован с учётом рисков | ⬜ |
Вопросы и ответы
Нельзя. Без понимания текущих процессов автоматизация будет хаотичной, потребует постоянных доработок.
При загрузке данных дубли приведут к ошибкам в отчётах, некорректным расчётам и путанице при вводе документов.
Лучше всего — совместно: бухгалтер, ответственный менеджер и внедренец. Один человек не увидит всей картины.
Да. Устаревшие положения могут конфликтовать с механизмами 1С, мешать корректной настройке.
Нет. Даже медленный компьютер может стать узким местом для всей системы.